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采購風(fēng)險防范

 

受到內外部環(huán)境不可控因素的影響,作為企業(yè)生產(chǎn)運作起點(diǎn)的采購活動(dòng)各個(gè)環(huán)節中都存在不同程度的風(fēng)險。分析企業(yè)采購過(guò)程，有針對性地的做好風(fēng)險防范工作，是企業(yè)采購工作的重中之重。

采購活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)運作的起點(diǎn)，是企業(yè)降低成本、增加利潤的重要環(huán)節。受到內外部環(huán)境不可控因素的影響，采購活動(dòng)各個(gè)環(huán)節中都存在不同程度的風(fēng)險。如果不對這些風(fēng)險加以深入研究和控制，企業(yè)采購過(guò)程中就非常容易滋生“暗箱操作”、以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等腐敗現象，同時(shí)也容易出現積壓浪費，更有甚者還可能出現包括質(zhì)量問(wèn)題、交付不及時(shí)、增加成本、上當受騙等情況。因此采購風(fēng)險防范是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重中之重。

 

采購風(fēng)險與業(yè)務(wù)流程

 

采購風(fēng)險

“采購風(fēng)險”是指企業(yè)在采購過(guò)程中出現的采購員“暗箱操作”、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等腐敗現象，或者出現采購物品積壓浪費、質(zhì)量不達標、交付不及時(shí)等各種意外情況，導致采購的實(shí)際結果與企業(yè)預期目標相偏離的程度和此偏離程度給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失的可能性。

 

采購業(yè)務(wù)流程

采購作為企業(yè)供應鏈管理過(guò)程中非常重要的一個(gè)環(huán)節，其主要是指企業(yè)在一定的條件下，將市場(chǎng)上的某類(lèi)產(chǎn)品或服務(wù)購買(mǎi)回來(lái)作為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的資源，以此來(lái)保證企業(yè)各個(gè)環(huán)節能夠正常運轉的一項活動(dòng)。

采購環(huán)節的業(yè)務(wù)流程較多，因此風(fēng)險發(fā)生的概率也比較大。

 

采購風(fēng)險的識別

通過(guò)分析采購流程圖，將采購活動(dòng)進(jìn)行分解，針對不同的業(yè)務(wù)節點(diǎn)，分析不同風(fēng)險情況，將采購風(fēng)險區分為業(yè)務(wù)風(fēng)險及管理風(fēng)險兩大類(lèi)。

一、業(yè)務(wù)風(fēng)險

1、市場(chǎng)風(fēng)險：由政府政策的變化等外因導致的市場(chǎng)需求等方面的變化，導致采購活動(dòng)無(wú)法及時(shí)調整；

2、計劃風(fēng)險：在指定采購計劃的過(guò)程中，由于采購人員對市場(chǎng)的分析不到位、對所要進(jìn)行的采購項目管理不科學(xué)等內部原因， 導致采購活動(dòng)與企業(yè)的采購目標發(fā)生了較大的偏離；

3、合同風(fēng)險：雙方在擬定合同的過(guò)程中合同條款模糊不清，盲目簽約；或是合同的簽訂違反法律規定，例如采購人員利用職務(wù)之便，收受賄賂，私自泄露企業(yè)的招標信息；

4、意外風(fēng)險：由于供應商合同在實(shí)際履行過(guò)程中不按照協(xié)議，中途偏離預定的目標，在很大程度上給企業(yè)帶來(lái)意想不到的風(fēng)險；

5、違約風(fēng)險：供應商在交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等方面違反合同，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失；

6、采購價(jià)格風(fēng)險：在制定合同條款時(shí)對采購價(jià)格的約定較模糊，最終交貨時(shí)產(chǎn)生價(jià)格爭議；

7、商業(yè)發(fā)票風(fēng)險：由于供應商開(kāi)具的商業(yè)發(fā)票性質(zhì)及金額有誤，可能會(huì )給企業(yè)造成無(wú)法入賬審批等風(fēng)險；

8、質(zhì)量風(fēng)險：在質(zhì)量上參差不齊、濫竽充數，在貨物的規格上不按企業(yè)規定私自調整等，使所供應的貨物無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)要求；

9、數量風(fēng)險：由于供應商為企業(yè)提供的貨物在數量上缺斤短兩，不能滿(mǎn)足企業(yè)所需數量，使企業(yè)面臨停產(chǎn)風(fēng)險；

10、滯銷(xiāo)風(fēng)險：采購員進(jìn)行采購活動(dòng)的過(guò)程中，對市場(chǎng)的預估有誤，導致盲目采購，最終造成產(chǎn)品貶值滯銷(xiāo)；

11、脫銷(xiāo)風(fēng)險：采購物品的數量不能滿(mǎn)足生產(chǎn)部門(mén)的實(shí)際需要，不能做到及時(shí)供應，導致實(shí)際的生產(chǎn)不得不中斷；

12、贈品到貨風(fēng)險：由于供應商承諾給企業(yè)的附贈品不能及時(shí)到貨，導致企業(yè)的一系列營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)不能順利開(kāi)展，錯過(guò)商機；

13、庫存成本風(fēng)險：由于采購過(guò)程中沒(méi)有按照經(jīng)濟訂購批量來(lái)進(jìn)行采購，導致采購物品的數量遠大于目前所需，造成庫存成本的大大增加；

二、管理風(fēng)險

1、責任風(fēng)險：企業(yè)在招聘、培訓采購人員的過(guò)程中，首先對應聘人員的基本信息未能切實(shí)把好關(guān)，對其能力的測試等環(huán)節也沒(méi)有做到深入細致，導致招聘到企業(yè)中來(lái)的采購員本身素質(zhì)、能力等各方面良莠不齊，為企業(yè)帶來(lái)法律及業(yè)務(wù)方面的責任風(fēng)險；

2、腐敗風(fēng)險：在員工的培訓環(huán)節也沒(méi)有著(zhù)重強調采購人員應該具備的各項素質(zhì)及應該遵守的紀律，給企業(yè)的營(yíng)運帶來(lái)腐敗風(fēng)險。

采購風(fēng)險評估與以上十五種采購風(fēng)險之后，要開(kāi)展的就是采購風(fēng)險的評估，根據國內比較流行的風(fēng)險識別標準來(lái)為十五種采購風(fēng)險進(jìn)行評分，將對風(fēng)險威脅程度高、對公司發(fā)展危害性大、對策的可操作性較低的定為典型性采購風(fēng)險，并進(jìn)行細致研究，如表1所示。

 

采購風(fēng)險ABC分類(lèi)

 

將以上識別出的十五種潛在采購風(fēng)險，根據風(fēng)險識別評分表中的分數，從高到低來(lái)進(jìn)行排序，然后按照各種采購風(fēng)險所得分數在整體上所占的比例來(lái)進(jìn)行ABC分類(lèi)，確定出風(fēng)險級別，如表2所示。

A級風(fēng)險：如果這種風(fēng)險發(fā)生，可能會(huì )給企業(yè)造成70%-80%的損失；

B級風(fēng)險：如果這種風(fēng)險發(fā)生，可能會(huì )給企業(yè)造成10%-20%的損失；

C級風(fēng)險：如果這種風(fēng)險發(fā)生，可能會(huì )給企業(yè)造成0-10%的損失。

采購風(fēng)險分析

 

根據ABC分類(lèi)的方法將潛在采購風(fēng)險劃分為三個(gè)級別，分析風(fēng)險發(fā)生的原因，再細致分析這三個(gè)級別的采購風(fēng)險對公司經(jīng)濟、生產(chǎn)、信譽(yù)等方面的影響。按照這種方法來(lái)劃分風(fēng)險的嚴重性，如表3所示。

 

采購風(fēng)險防范措施

 

    根據對風(fēng)險嚴重性的劃分以及針對不同風(fēng)險采取的不同的應對措施，使采購風(fēng)險的等級劃分和應對策略都有了系統的認識，接下來(lái)的章節主要將對評估過(guò)后的采購風(fēng)險進(jìn)行以下分類(lèi)：（1）按照采購流程的環(huán)節分類(lèi)，即在供應商的選擇、采購合同的制定、招投標流程等環(huán)節都可能產(chǎn)生什么樣的風(fēng)險。（2）按照采購風(fēng)險管理方法分類(lèi)，與各種類(lèi)型的采購風(fēng)險進(jìn)行一一匹配，進(jìn)行有針對性的管理。

    前面已經(jīng)過(guò)篩選與等級的設定，現從采購過(guò)程中可能發(fā)生的所有風(fēng)險中選出八大類(lèi)較為典型的風(fēng)險來(lái)進(jìn)行系統研究，分別為：市場(chǎng)風(fēng)險、計劃風(fēng)險、自然意外風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、數量風(fēng)險、原材料及產(chǎn)成品等物品的庫存成本風(fēng)險和采購人員自身的腐敗風(fēng)險�，F就這八類(lèi)風(fēng)險進(jìn)行分析，并給出與之相匹配的應對措施

 

采購企業(yè)應系統分析本企業(yè)采購過(guò)程中存在的風(fēng)險，采取有針對性的方法及策略，有效降低采購風(fēng)險的發(fā)生率，使企業(yè)能夠順利進(jìn)行采購活動(dòng)，為企業(yè)節省各項成本、提高采購效率。